La trasparenza nei flussi aziendali e nei processi decisionali: istruzione per l’uso
Uno dei must aziendali riguarda la conoscenza dei flussi aziendali e dei relativi processi decisionali (il tutto legato intimamente ai mansionari/organigrammi).
L’organizzazione è fatta di un insieme di processi tra loro correlati, ognuno di essi con i propri input ed output, attraverso i quali si possono misurare l’efficacia e l’efficienza dei processi stessi (e quindi dell’organizzazione).
Perchè mappare i processi
Se è importante mappare ruoli e competenze, altrettanto importante (e strettamente collegata) è la mappatura dei processi che permette di:
- identificare tutti i processi dell’organizzazione (prima per macro e poi andando in dettaglio)
- descrivere ciascuno in termini di input/output, attività componenti, risorse, vincoli, ecc
- individuare gli indicatori di misura del prodotto risultante dal processo
- identificare i responsabili del processo (process owner)
- aumentare l’efficienza ed eliminare gli sprechi (indipendentemente dal fatto che crediate nella filosofia Lean Thinking o meno)
- evidenziare le opportunità di miglioramento
E dopo aver mappato?
Mappare (ed aggiornare periodicamente la mappatura) non basta. Per coinvolgere le persone ed ingaggiarle nei processi, dovete essere certi che gli stessi siano ben compresi.
Strumenti a supporto
L’utilizzo di Flow Chart, Swim Lane (che permette di suddividere visualmente le responsabilità dei sub-processi di una macroattività) o VSM (Value Stream Mapping) se lavorate in ottica Lean, sono strumenti molto descrittivi che aiutano la comprensione dell’intero processo collegandolo ad una visione d’insieme difficilmente recuperabile altrimenti.
Il rischio, in caso contrario, sarà quello di lavorare nel caos e creare i presupposti per una deresponsabilizzazione diffusa.
Diceva bene mio nonno Angelo:
“Se no fa Remo farà Romolo, senò fa ti ah!” (traduzione triestino-italiano: “Dove non c’è chiarezza dei ruoli e delle responsabilità, la confusione e la deresponsabilizzazione porta a sovraccarichi di lavoro per qualcuno”)
