Le riunioni che servono davvero
Saper gestire le riunioni in modo efficace.
Le riunioni sono uno strumento efficace di crescita aziendale (se non ne sei convinto, dai un’occhiata qui), motivo di collaborazione e miglioramento, ma è importante sapere come fare per gestirle al meglio.
“Ancora l’ennesima riunione!” Solitamente viene detto sbuffando, tirando indietro la testa e scuotendola con dissenso prima. Durante non va meglio: sguardi annoiati, silenzi delusi, biro che iniziano a saltellare, dita che tamburellano sul tavolo, attenzione spasmodica per il cellulare.
E fiumi di parole! A ruota, senza interruzioni, senza richiesta di feed back, senza accorgersi che il silenzio non è sempre segnale di consenso. Oppure l’opposto: gente che interrompe, parla su altra gente, utilizzando spesso un linguaggio fuori luogo e da bar.
E per finire: “Quindi, cosa abbiamo deciso? Cosa si deve fare?”
Peccato! Perché ad oggi la riunione è ancora uno dei modi più efficaci per comunicare le informazioni all’organizzazione e coinvolgere le persone direttamente.
Ma come per tutte le cose, si può imparare non solo a gestire la riunione ma anche a renderla produttiva e motivante!
Intanto chiediamoci, questa riunione è veramente necessaria per il raggiungimento di un risultato, o si possono ottenere in altri modi?
Consideriamone alcuni:
1. colloqui individuali con i responsabili dei progetti: individua i membri del tuo team che ricoprono una posizione strategica per l’assunzione delle decisioni principali e restringi l’intervento alla riunione ad un numero limitato di persone; se sono meno di tre, scegli un colloquio personale e meno formale.
2. call conference: le riunioni in “call conference” sono più veloci perché riducono i tempi di organizzazione e possono essere attivate in qualunque momento da telefoni fissi, mobili e piattaforme online.
3. relazioni illustrative da far circolare: quando il progetto è in fase di preparazione e hai necessità di aggiornare i membri del tuo team di lavoro. Questi metodi incidono sulla produttività perché riducono i tempi, favorendo il ricorso alle riunioni solo nei casi indispensabili.
Questo primo passaggio ci obbliga a pensare all’obiettivo della riunione: vogliamo informare il personale rispetto a nuove procedure? Vogliamo risolvere un problema della quotidianità? Vogliamo creare un nuovo prodotto o implementare un servizio?
Lo scopo dell’incontro andrà a condizionare la pianificazione dell’incontro stesso in tutti i suoi aspetti. Ad esempio, se vuoi motivare il tuo team, magari sceglierai una location diversa dalla sala riunioni in ufficio.
Ma senza un programma non si va da nessuna parte: Cosa faremo oggi? Perché lo faremo (lo scopo, i vantaggi per tutti), Come lo faremo (le regole)? Come lo applicheremo nella pratica, dove ci porterà?
Quindi scrivere un ordine del giorno è già di per sé un grande segnale di efficienza, perché consente di avere un focus chiaro e preciso sulla trattazione dei vari argomenti.
Ma Come possiamo renderlo ancora più efficiente? Consegnalo ai partecipanti almeno 24 ore dell’inizio della riunione. Distribuire un breve report sui temi che verranno discussi in riunione consente di ottenere una partecipazione più consapevole e, quindi, più pronta al dialogo.
Chi deve partecipare? Chi può aiutarci a realizzare l’obiettivo? Non tutti devono essere sempre presenti. Se vogliamo che la riunione sia efficace e coinvolgente il gruppo non dovrebbe essere numeroso perché tutti dovrebbero partecipare alla discussione portando il proprio contributo.
Chi è coinvolto dal risultato dell’incontro? Chi conosce l’argomento in questione? Chi partecipa al progetto? Chi ha bisogno di essere informato per poter svolgere il proprio lavoro? Chi è necessario per poter realizzare le decisioni prese?
Una strategia interessante di coinvolgimento è assegnare dei ruoli e dei compiti specifici da svolgere per aumentare concentrazione e impegno.
Facciamo un esempio:
- un “facilitatore” guida la discussione, assicurandosi che tutti i lati della questione siano sollevati chiedendo regolarmente un feed back
- chi scrive e prende appunti cattura idee chiave e decisioni;
- chi tiene il timing fa in modo che il confronto tra le persone progredisca in modo efficiente;
- un collaboratore mantiene la discussione vivace;
- un esperto condivide conoscenza su questioni particolari.
E poi c’è il tema del TEMPO. Non è secondario e spesso incide sul risultato perché diciamocelo, C’È UNA FINE PER TUTTO! Così come una riunione ha un’ora d’inizio, è anche bene che abbia un’ora di fine. Farla rispettare significa lavorare affinché il tempo sia investito al meglio e le perdite di tempo siano ridotte al minimo nel rispetto del tempo di tutti.
Infine, entro 24 ore dalla fine della riunione bisognerebbe far circolare il verbale in cui si è annotato e tenuto traccia di tutto quello che è stato discusso.
La produttività di una riunione si spiega qui nei sui effetti più immediati: assicurarsi che tutti abbiano chiare le rispettive responsabilità, termini di consegna e aggiornamenti relativi al proprio ruolo.
Articolo a cura di Anna Perna.
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