Dall’off all’online: storia della trasformazione digitale di un ente di formazione

Tutto procede secondo imprevisto!

Il 2020 è entrato con prepotenza nelle nostre vite.
Da sempre con l’avvento del nuovo anno siamo pronti a mettere in atto i buoni propositi e, soprattutto, i progetti di crescita personale e professionale, ma quest’anno, per via dell’emergenza sanitaria, tutto è cambiato in corso d’opera.

Il nostro Paese è stato, in Occidente, il primo a dover adottare misure di sicurezza che potessero contenere il contagio e uno dei primi settori investiti dai provvedimenti immediati è stato quello della formazione.

Ѐ all’interno di questo contesto, ben noto a tutti, che LEN ha permesso, nel giro di pochi giorni, a un grosso ente di formazione della nostra regione, di convertire completamente la propria proposta formativa dall’aula fisica a quella virtuale, attuando una vera e propria trasformazione digitale.

Tutto lo staff tecnico e quello del delivery corsi di LEN sono stati coinvolti in tutto il processo formativo: dalla fase di pianificazione alla calendarizzazione dei webinar, dal supporto tecnico alla successiva attività di formazione per rendere gli operatori autonomi nella gestione della piattaforma.

I numeri del progetto:

• 9 sedi fisiche coinvolte in tutta la regione (Bologna, Ferrara, Forlì-Cesena, Modena, Parma, Piacenza, Ravenna, Reggio Emilia e Rimini)
• Circa 100 corsi attivati
• Oltre 1.000 sessioni formative e diverse sessioni per le attività di selezione dei corsisti e per gli esami di qualifica finale
• Circa 70 tra coordinatori e tutor che hanno ricevuto la formazione tecnica  
• Una piattaforma di videoconferenza: Zoom Webinar e Zoom Meeting

Le caratteristiche del servizio erogato:

• Creazioni delle sessioni formative
• Invio delle comunicazioni/inviti ai partecipanti
• Prove di collegamento” (prove tecniche) riservate o solo ai docenti o solo ai partecipanti
• apertura delle sessioni formative/della room virtuale con accesso riservato del docente e dei partecipanti
• Assistenza tecnica 15 minuti prima e 15 minuti dopo la sessione di lavoro con tecnico presente
• Assistenza di 2° livello che prevede il monitoraggio della sessione e gli interventi dell’assistenza per eventuali problemi tecnici della piattaforma e di supporto al docente
• Assistenza diretta agli allievi/partecipanti oltre ai primi 15 minuti
• Produzione reportistica della piattaforma utilizzata
• Invio registrazioni delle lezioni svolte e relativa reportistica di recupero presenza
• Servizio di testing – tramite l’uso della piattaforma Survey Monkey

I primi mesi di riposizionamento, dalla formazione in presenza a quella online, sono stati gestiti interamente dalla nostra organizzazione, data la padronanza degli strumenti.
Superata la fase iniziale, in cui l’obiettivo era agire tempestivamente e con efficacia, la nostra attività di delivery corsi e assistenza tecnica ha messo a punto un corso di formazione ad hoc pensato per rendere il cliente autonomo nella gestione della piattaforma desiderata. Tale “formazione interna” ha previsto l’accompagnamento all’aula, quindi la gestione del partecipante e del docente e il trouble shooting (la risoluzione dei problemi che possono verificarsi durante un collegamento online).

Sono stati formati circa 70 tutor e coordinatori, a cui sono state trasmesse le opportune competenze digitali e un metodo di lavoro, tramite l’uso di file di condivisione cloud e video tutorial su ogni procedura da applicare.

Lieti di aver accompagnato il cliente in un momento difficile, dandogli la possibilità di riconvertire in tempi rapidi il percorso di formazione, è con orgoglio che affermiamo come tutto ciò sia stato possibile grazie all’impegno e alla passione per il proprio lavoro del nostro staff.

Referenti del progetto:
Mirco Capellini
Anna Giugliano
Stefania Picone
Paola Poggioli
Giuseppe Vetti